¿Qué es la gestión de compras?

Durante décadas, el objetivo del departamento de compras fue sencillo: conseguir lo que necesitara la empresa a precio más barato. Hoy en día, sin embargo, un enfoque únicamente centrado en los costos es un riesgo, puesto que un envío retrasado o el fallo repentino de un proveedor pueden paralizar las operaciones de una empresa. En la actualidad, una gestión de compras de primera clase no se reduce a lograr un descuento de unos pocos puntos porcentuales en una orden de compra, aunque ese sea sin duda uno de sus objetivos. Se trata de conseguir valor a largo plazo, de mitigar los riesgos y fomentar la innovación mediante relaciones estratégicas con los proveedores que fortalecen todo el negocio.

Los profesionales de la gestión de compras supervisan el proceso completo de generación de ese valor, desde la evaluación de los proveedores hasta la gestión de los contratos. Cuando esto se lleva a cabo de forma exitosa, las organizaciones pueden confiar en que sus gerentes de compras las ayudarán a ahorrar tiempo y dinero y a establecer relaciones sólidas con los proveedores.

¿Qué son las compras?

El término compras hace referencia a la función crítica de adquirir de fuentes externas los bienes, servicios y actividades necesarios para que una organización pueda operar. Es un proceso complejo que implica seleccionar de forma estratégica a aquellos proveedores que ofrecen el mejor valor, satisfaciendo al mismo tiempo los requisitos de la empresa. El proceso de compras suele incluir identificar necesidades, especificar requisitos, encontrar proveedores, negociar acuerdos y gestionar contratos y relaciones. Unas compras efectivas pueden mejorar la rentabilidad de una organización reduciendo costos, incrementando la calidad y gestionando de forma proactiva los riesgos de la cadena de suministro.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras abarca la supervisión, la optimización y la administración del proceso de compras en una organización. Aunque las compras sean la actividad principal, la gestión de compras también se ocupa de los pasos previos y posteriores a las transacciones en sí. Estos incluyen analizar las necesidades y prioridades de la organización, identificar los desafíos logísticos y prácticos, evaluar a los proveedores, revisar la calidad de los entregables y establecer y mantener relaciones con los proveedores. A través de la gestión de compras, las organizaciones garantizan la supervisión de los muchos aspectos de las compras, como la revisión constante de las hojas de ruta de los proveedores y los requisitos internos.

Conclusiones clave

• La gestión de compras hace referencia a la supervisión del proceso de compras de principio a fin, así como a la auditoría continua y el establecimiento de relaciones externas.
• Las compras se distinguen de la gestión de compras en que, a diferencia de esta, se limitan a la fase transaccional del proceso.
• Una gestión de compras sólida puede garantizar a las empresas unas compras precisas, oportunas y más económicas.
• La gestión de compras cuida las relaciones con los proveedores, por lo que crea la posibilidad de entregas flexibles, precios más bajos y colaboración en los productos.
• La automatización y la IA pueden optimizar la gestión de compras mediante elementos como la supervisión de los flujos de trabajo de contratación, abastecimiento estratégico, notificaciones de inventario e insights basados en la analítica de los datos de los proveedores y la clasificación de los gastos.

La gestión de compras en detalle

La gestión de compras va mucho más allá de meras transacciones e implica múltiples elementos, tanto dentro como fuera de la organización. Entender la terminología básica de las compras es fundamental.

• Automatización: hoy en día, las herramientas de gestión de compras automatizan una variedad de funciones, como la gestión de flujos de trabajo y la generación de análisis a partir de los datos recopilados. Las compras evolucionan constantemente, por lo que la automatización y la IA pueden simplificar, acelerar e incrementar la eficiencia de la gestión de compras.
• Contrato: un contrato es un acuerdo legal entre un comprador y un vendedor que establece las condiciones de una transacción. Los gerentes de compras son responsables de negociar los detalles de los contratos, como el precio, los plazos de entrega, las tarifas, los descuentos, los reembolsos, las penalizaciones y otros aspectos.
• Necesidad: las necesidades específicas de una organización o departamento que se satisfarán mediante una compra a un proveedor externo. Puede tratarse de hardware, software, materiales, servicios o suministros operativos.
• Orden de compra: una vez que se ha aprobado la solicitud de compra, puede transformarse en orden de compra, que autoriza la transacción con el proveedor. Indica los detalles de la transacción y las condiciones que han acordado ambas partes. Unos registros de órdenes de compra consistentes facilitan las auditorías y la analítica financiera, como los costos de explotación, y este proceso puede respaldarse con IA.
• Solicitud de compra: una solicitud de compra es un documento interno que se utiliza para solicitar la compra de bienes o servicios. Normalmente, un empleado crea una solicitud para conseguir la autorización de sus supervisores o de los responsables departamento, que analizan si existe una necesidad legítima y presupuestan la compra. Una vez que se ha aprobado, la solicitud de compra pasa al departamento de compras.
• Relación: los buenos gerentes de compras cultivan relaciones sólidas y duraderas con los proveedores. Idealmente, estas relaciones ofrecen oportunidades de negociar las condiciones de los contratos y conseguir precios o descuentos especiales, y fomentan la colaboración para impulsar la creación de nuevos productos y servicios.
• Proveedor: el proveedor es el vendedor que proporciona los bienes o servicios necesarios para satisfacer los requisitos de la organización. Aunque a menudo las compras son de bienes físicos, los proveedores también ofrecen servicios, como conserjería o catering, o software basado en la nube.

¿Por qué es importante la gestión de compras?

La gestión de compras es importante porque el proceso de compras implica esferas vitales de una organización, áreas con un impacto en la salud financiera y la habilidad para innovar y competir de la empresa. Las relaciones con los proveedores, la logística de la cadena de suministro, los detalles legales de los contratos, la trazabilidad, el cumplimiento normativo y otras consideraciones internas son algunas de las muchas piezas que entran en cuenta. La gestión de compras ofrece una autoridad única para administrar y supervisar el proceso de compras, buscando al mismo tiempo formas de fortalecer las relaciones, reducir costos, explorar nuevos productos o servicios y mejorar la calidad.

Asimismo, una gestión de compras eficaz permite a las organizaciones adaptarse rápidamente en situaciones de emergencia, como un incremento repentino de la demanda, nuevos aranceles o el cierre de un proveedor de larga data.

¿Cómo funciona la gestión de compras?

La gestión de compras da sus mejores resultados cuando es una función dedicada y centrada tanto en los procesos internos como en las relaciones externas, con prácticas definidas para optimizar los flujos de trabajo necesarios para adquirir los bienes y materiales que permiten a una organización funcionar correctamente, garantizando la calidad y el respeto de los presupuestos.

Empieza por determinar qué bienes o servicios se requieren para alcanzar los objetivos de la empresa. A continuación, deberán identificarse especificaciones o requisitos claros para los productos o servicios que se necesiten. El paso siguiente es evaluar a los proveedores y buscar a los más adecuados en términos de costo, calidad y plazos. Una vez que se han elegido los proveedores, los gerentes supervisan el proceso de compras y realizan un seguimiento de la logística de las entregas y los pagos. Los gerentes de compras deben mantenerse en contacto permanente con los proveedores para establecer relaciones, negociar descuentos adicionales y abordar problemas u oportunidades de colaboración.

Los gerentes de compras también deben trabajar con el equipo de TI para encontrar formas de mejorar los procesos mediante automatización e IA. Por ejemplo, sistemas automatizados pueden realizar un seguimiento de todos los contratos pendientes para alertar sobre plazos clave, cambios en los precios y otros aspectos.

Las seis fases del proceso de compras

La automatización y la IA ofrecerán oportunidades para simplificar, consolidar y optimizar elementos de estas etapas, pero aquí te brindamos una visión general del proceso.

1. Identificar las necesidades internas: un plan de compras departamental debe incluir presupuestos, hojas de ruta de los proveedores y las necesidades previstas a corto y largo plazo.
   
2. Evaluar a los proveedores potenciales: al analizar a los proveedores potenciales, las organizaciones deben considerar factores prácticos, como los costos y su capacidad para entregar las cantidades y la calidad necesarias. Sin embargo, otros factores también son clave para el éxito de las relaciones, como la ubicación, el estilo de comunicación y la flexibilidad para realizar entregas de urgencia o asignaciones de precios a granel.
   
3. Negociar los contratos: una vez que han seleccionado a sus proveedores favoritos, las organizaciones pueden concentrarse en los aspectos a negociar. Los equipos tomarán en cuenta los costos, plazos y otras condiciones específicas para satisfacer las necesidades prácticas de la empresa, al tiempo que establecerán relaciones de trabajo duraderas.
   
4. Gestionar la logística de compras: una vez que has elegido los proveedores y firmado el contrato, puedes concentrarte en las solicitudes, las órdenes de compra, la facturación y otros documentos necesarios para realizar un seguimiento de los pagos y las transacciones. Los agentes de IA ofrecen cada vez más ayuda a este respecto.
   
5. Entrega final y evaluación: al recibir los materiales o servicios, los equipos comprueban que el proveedor haya cumplido con sus obligaciones. La calidad, la puntualidad y la precisión son fundamentales. En caso de error, la respuesta del proveedor permite evaluar su integridad y sus capacidades de soporte.
6. Fase posterior a la entrega: los gestores de compras tienen la responsabilidad de nutrir las relaciones con los proveedores, evaluar el estado de los contratos y del inventario y analizar los datos para detectar eficiencias.

Ventajas de una gestión de compras eficaz

Las organizaciones pueden caer en la trampa de dejar de lado una gestión de compras eficiente en favor de un enfoque mucho más centrado en la logística de las compras. Este tipo de planteamiento no permite disfrutar de las ventajas a largo plazo de una estrategia completa y sólida de gestión de compras, que en última instancia beneficia a las organizaciones tanto a nivel financiero como práctico. Estos son algunos de los beneficios más habituales de una gestión de compras efectiva:

• Ahorro de costos: una gestión de compras efectiva redunda en un ahorro de costos al permitir a las organizaciones negociar precios y condiciones contractuales favorables con los proveedores, a menudo a través de compras a granel y pedidos consolidados que aprovechan los descuentos por volumen. Las listas de proveedores favoritos ayudan a los departamentos a beneficiarse de estas tarifas negociadas y permiten evitar gastos innecesarios.
  
  Analizar los patrones de gastos de forma regular puede revelar oportunidades para eliminar compras superfluas o elegir opciones más económicas. Alinear las compras con la demanda real ayuda a minimizar el exceso de existencias y los costos de almacenaje asociados.
• Mejora de la eficiencia: una gestión de compras efectiva mejora la eficiencia al simplificar y automatizar procesos, reducir las tareas manuales y los tiempos de autorización y facilitar la coordinación con los proveedores. La estandarización de los procesos y la centralización de los datos ayudan a los equipos al facilitar una toma de decisiones rápida, una reducción de los errores y una mejora del cumplimiento normativo. Asimismo, al disfrutar de una visibilidad mayor de sus actividades de compra, las organizaciones pueden responder más rápido a necesidades cambiantes y garantizar la continuidad de las operaciones con menos retrasos.
• Necesidad: las necesidades específicas de una organización o departamento que se satisfarán mediante una compra a un proveedor externo. Puede tratarse de hardware, software, materiales, servicios o suministros operativos.
• Aseguramiento de la calidad: cada vez que una organización empieza a trabajar con un nuevo proveedor, es necesario volver a controlar la calidad. Este es uno de los motivos por los que una gestión de compras efectiva es crítica para establecer estándares y especificaciones claros, procesos rigurosos de selección de los proveedores y condiciones contractuales robustas. Al fomentar relaciones sólidas con los proveedores y llevar a cabo un seguimiento continuo de la calidad, los equipos de compras pueden abordar rápidamente cualquier problema y estimular mejoras continuas.
• Mitigación de riesgos: la mitigación de riesgos va de la mano con el aseguramiento de la calidad. Una gestión de riesgos efectiva reduce los riesgos al establecer procesos claros y consistentes para la selección de proveedores, la negociación de contratos y la supervisión del cumplimiento normativo. Todo ello reduce, si bien no elimina, la probabilidad de fallos de los proveedores, problemas en las entregas o compras no conformes. Al fomentar relaciones más sólidas con los proveedores, recurrir a la analítica de gastos y mantener registros completos y accesibles, las organizaciones pueden identificar y abordar rápidamente riesgos potenciales, como proveedores insolventes, problemas de calidad o infracciones de las normativas.
• Relaciones más sólidas con los proveedores: una sólida relación a largo plazo con un proveedor redunda en muchos de los beneficios señalados más arriba, como la eficiencia logística y el aseguramiento de la calidad. También favorece colaboraciones y alianzas únicas que derivan de la experiencia, como la participación temprana en programas que ofrecen descuentos por volumen o de otro tipo, vistas previas de las mejoras de los productos y retroalimentación sobre las nuevas posibilidades de servicios.
• Mejora del cumplimiento normativo: al crear relaciones con datos medibles, la gestión de compras a menudo favorece la conformidad normativa y organizativa. Con proveedores autorizados y de confianza, factores como los protocolos de los proveedores, la exposición a materiales peligrosos y el impacto medioambiental pueden convertirse en datos conocidos.
• Incremento de la transparencia: una gestión de compras sólida incrementa la transparencia mediante registros de compras, procesos estandarizados y el uso de automatización para realizar un seguimiento de las transacciones y las aprobaciones, idealmente en tiempo real. Esta documentación clara y consistente ayuda a garantizar que cada paso del ciclo de compras sea visible para las partes interesadas, facilita la supervisión, la rendición de cuentas y las auditorías
  
  En consecuencia, las organizaciones pueden detectar irregularidades más fácilmente, impedir gastos no autorizados y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas. La transparencia también es clave para las organizaciones que desean conseguir un abastecimiento sostenible y ético, para las que crear documentación reproducible y dejar un rastro escrito es importante.
• Mejora de la toma de decisiones: la gestión de compras efectiva respalda la toma de decisiones proporcionando datos puntuales, precisos y detallados sobre los proveedores, los contratos, los patrones de gasto, la calidad, las tendencias de precios, etc., lo que permite a los equipos evaluar opciones de forma objetiva, identificar riesgos y elegir las soluciones más rentables y confiables. Estos datos pueden incorporarse a herramientas analíticas para ofrecer insights que apoyen las decisiones estratégicas, especialmente en organizaciones que cuentan con un repositorio en la nube para consolidar datos con el fin de que sus distintos departamentos puedan acceder a ellos.

Cómo mejorar la gestión de compras: seis consejos

La gestión de compras es un proceso complejo con limitaciones y oportunidades propias de cada organización. Los plazos, los presupuestos, la tecnología, la cultura y las capacidades internas serán distintas en cada situación, lo que deja un amplio margen de oportunidad para mejorar la gestión de compras.

Entre las buenas prácticas comunes para conseguir una gestión de compras eficaz se encuentran las siguientes:

1. Aprovechar la tecnología: la gestión de compras implica muchas etapas que pueden beneficiarse de la automatización y la IA. Por ejemplo, la automatización permite gestionar flujos de trabajo de compras consolidando al mismo tiempo los registros, así como supervisando los contratos para comprobar que están firmados y no han llegado a su fecha de vencimiento. Del mismo modo, la IA puede examinar los datos de proveedores recopilados e identificar oportunidades para negociar descuentos.
   
2. Implementar procesos estandarizados: establecer normas de compras es una inversión en tiempo, dinero y recursos. Sin embargo, definir políticas y flujos de trabajo de compras claros puede reportar beneficios durante años. La eficiencia y la repetibilidad de este enfoque también generan ventajas inmediatas de costos. Asimismo, este método facilita el análisis por parte de cualquier departamento que necesite examinar los datos.
   
3. Evitar la complacencia de los proveedores: los gerentes de compras tienen tantas responsabilidades y tareas que pueden acabar poniendo el piloto automático en las relaciones con los proveedores. No obstante, evitar que los proveedores se vuelvan complacientes puede ayudar a conseguir mejores precios, más flexibilidad y oportunidades de colaboración o expansión. Los gerentes que mantienen un contacto regular con los proveedores y en paralelo evalúan las métricas de calidad y costos tienen más éxito negociando, ya que pueden usar palancas como los precios de la competencia.
   
4. Formar a los equipos de compras: una gestión de compras eficaz requiere la adhesión del personal. Los gerentes deben dominar una serie de habilidades al margen de la gestión de los flujos de trabajo. Aptitudes interpersonales como la capacidad para negociar y establecer relaciones son tan importantes como supervisar precios y gestionar contratos. Todos estos elementos requieren una formación adecuada para optimizar el rendimiento del equipo.
   
5. Monitorear y optimizar el rendimiento: la supervisión de métricas de compras como los plazos de entrega de los proveedores, las tasas de defectos de estos últimos, las variaciones de precios, la disponibilidad de los proveedores y el tiempo de respuesta en caso de compras de emergencia te permite mejora el proceso de compras tanto de forma interna como externa. Estos datos pueden servirte como palanca durante las negociaciones y avisarte cuando tal vez haya llegado el momento de cambiar de proveedor.
6. Consolidar los datos en repositorios: realizar un seguimiento de una serie de datos, como el historial de los proveedores, las solicitudes de compra, las órdenes de compra, los análisis de gastos, las facturas y los datos logísticos, es crítico para evaluar el éxito de la gestión de compras. No obstante, los análisis pueden verse obstaculizados si estos datos residen en aplicaciones dispares o incluso incompatibles. Al estandarizar y consolidar los datos, a menudo en la nube, los departamentos pueden acceder fácilmente a ellos para evaluarlos e incluso incorporarlos en plataformas de analítica impulsadas por IA para conseguir insights automatizados.

Automatización y gestión de compras

La automatización puede cambiar las reglas del juego a la hora de simplificar y optimizar la gestión de compras. Cuando se integra de forma cuidadosa, la automatización puede acelerar flujos de trabajo, mejorar la precisión reduciendo las entradas humanas y reducir los riesgos mediante un seguimiento constante de las métricas y el rendimiento. Esta son algunas de las áreas clave de la gestión de compras que se benefician de la automatización:

• Compras: las organizaciones pueden establecer normas para las solicitudes y las órdenes de compra y crear un flujo de trabajo basado en una plantilla con disparadores automáticos de acciones y notificaciones. La analítica basada en IA puede ingerir estos datos para producir recomendaciones de compra, con el fin de ayudar a negociar precios, entregables y plazos. Los agentes de IA pueden ayudar a asesorar al personal sobre las políticas de compras durante el proceso.
• Proveedores: la calidad de las relaciones con los proveedores depende casi siempre de la solidez de las interacciones humanas. Sin embargo, lograrla es mucho más sencillo con automatización e IA. Por ejemplo, la IA generativa puede ayudar a recomendar proveedores adecuados y generar automáticamente resúmenes de las negociaciones y cuestionarios de calificación de los proveedores. Al registrar los datos de los proveedores, las organizaciones pueden conseguir información centralizada para tomar medidas y extraer insights que en última instancia nutren la relación humana.
• Contratos: los contratos incluyen muchos componentes que deben tomarse en cuenta, como condiciones, firmantes, fechas de vencimiento y cumplimiento normativo, por lo que la automatización puede ayudar a los gerentes de compras a mantenerse al tanto de las variables contractuales para reducir las verificaciones manuales de los elementos de cada documento.
• Gastos: al clasificarse automáticamente las compras, los gerentes de compras disponen de una gran cantidad de información para analizar cuando desean optimizar los gastos. Los insights que derivan de estos análisis pueden favorecer negociaciones basadas en datos o incluso llevar a la decisión de cambiar o agregar proveedores. La IA puede llevar esto un paso más allá con analítica que produce insights sobre los patrones de compras y recomendaciones sobre una serie de iniciativas de compras.

Cómo elegir una solución de gestión de compras

Cuando una organización decide revisar su proceso de compras, se trata de una inversión con objetivos a corto y largo plazo. Es necesario analizar un gran número de factores, como, por ejemplo, la tecnología: las empresas estarán preocupadas por aspectos como la facilidad de integración y la hoja de ruta del proveedor de software. Antes de elegir una solución de gestión de compras, es fundamental abordar las siguientes cuestiones:

• Funciones: ¿qué procesos de gestión de compras quiere priorizar tu organización? Cada equipo tendrá una mezcla distinta de funciones que necesita o le gustaría tener o de las que puede pasarse, y la lista cambiará a lo largo del tiempo. Con el fin de determinar cuál es la solución más adaptada para una organización, debe tomarse en cuenta qué funcionalidades ofrece, como portales para proveedores, gestión de flujos de trabajo y analítica de gastos; su tecnología, como IA, automatización y una aplicación móvil; así como consideraciones de orden práctico, como su facilidad de uso, en qué medida es sencillo integrar datos y sus API.
• Historial de los proveedores: ten en cuenta factores como su reputación en la industria, el número de años en el negocio, la seguridad de los datos, la calidad del soporte técnico y el modelo de alojamiento de software. Las organizaciones también pueden examinar métricas como la satisfacción y retención de clientes. Esta inteligencia combinada puede llevar a decidir firmar un contrato con un proveedor, además de ofrecer palancas de negociación potenciales.
• Capacidades de datos: en un mundo basado en datos, la capacidad de una solución para recopilar y procesar información es crítica. ¿Puede la plataforma sincronizar datos entre conexiones? ¿Ofrece un acceso sencillo para permitir la colaboración entre departamentos? ¿Es una herramienta bidireccional que consolida información con una suite de productos de gestión interna o crea un nuevo silo?
• Partes interesadas internas: el equipo de compras no es el único que obtiene beneficios del software de gestión de compras: otras partes interesadas deberán como mínimo entender las capacidades de los sistemas que se están evaluando. Entre ellas se encuentran los gerentes que reciben los materiales para la ejecución de los pedidos, como el equipo de fabricación, y los departamentos operativos relaciones, como el de cuentas a pagar. Y por supuesto, deberá implicarse al departamento de TI, puesto que es el que creará integraciones con otros sistemas. Cada una de estas partes interesadas puede brindar insights valiosos que contribuirán a la decisión final de elegir a un cierto proveedor.
• Partes interesadas externas: en el proceso de compras también están implicadas organizaciones externas. Los equipos encargados de la evaluación pueden acudir a proveedores, empresas de logística y otras partes interesadas externas para obtener recomendaciones, conocer sus formatos preferidos, la compatibilidad con el portal de proveedores y otras cuestiones similares.
• Hoja de ruta de la plataforma: aunque una plataforma sea una buena opción actualmente, puede dejar de serlo en cinco años. Para las organizaciones, la mejor forma de evitar que esto suceda es tener en cuenta sus propias hojas de ruta, tanto desde el punto de vista operativo como de TI, y a continuación examinar las hojas de rutas de los proveedores de soluciones potenciales. Factores como las nuevas funciones programadas, el historial de agilidad y las expansiones previstas son importantes a la hora de tomar una decisión, para que las revisiones del proceso de compras solo sean necesarias una vez.

Automatiza tus compras con Oracle

Oracle Fusion Cloud Procurement es una solución integrada basada en la nube para la gestión de las relaciones con los proveedores de la negociación a la liquidación. Con IA y automatización para optimizar procesos y generar insights, Oracle Fusion Cloud Procurement ayuda a maximizar los ahorros y los márgenes de beneficio mejorando la gestión de las relaciones con los proveedores y simplificando los procesos de compras.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de compras

¿Qué hace un gerente de compras?
El gerente de compras supervisa de principio a fin todo el proceso de obtención de los materiales operativos y de fabricación necesarios. Esto incluye evaluar a los proveedores potenciales, establecer relaciones con ellos, supervisar el proceso de compra, revisar las cláusulas contractuales y monitorear la logística. El proceso de compras puede ser tan sencillo como seleccionar artículos de un catálogo o tan complejo como reunirse con los proveedores para largas negociaciones sobre precios, plazos y otros factores críticos.

¿Qué abarcan las compras?
Las compras son mucho más que una mera adquisición. Abarcan desde la determinación de lo que necesita comprarse y la definición de los requisitos hasta la elección de los proveedores, la negociación de contratos y la gestión de las relaciones con los proveedores, no solo la logística de las transacciones. En las compras debe tomarse en cuenta el contexto, del que forman parte el presupuesto, los plazos y la relación con los proveedores. Las compras incluyen aspectos como los pedidos, la documentación y los pagos.